Ablauf und Dokumente

Anmeldefristen

15. Januar für das folgende Sommersemester (Aufenthalte von April bis September)

15. Juli für das folgende Wintersemester (Aufenthalte von Oktober bis März)

Anmeldungen nach der Anmeldefrist je nach Mittelverfügbarkeit möglich.

Vor Ihrem Auslandsaufenthalt

Vor Ihrem Auslandsaufenthalt im Rahmen einer Erasmus+ Personalmobilität müssen Sie die folgenden Unterlagen spätestens vier Wochen vor Beginn des Aufenthaltes vollständig bei uns im International Office einreichen. Erst mit Einreichung der vollständigen Unterlagen können wir Ihnen eine endgültige Förderzusage aussprechen.

Wenn Sie sich für eine Erasmus+ Personalmobilität zu Lehr- und/oder Fort-/Weiterbildungszwecken entschieden haben, füllen Sie bitte unser Online-Anmeldeformular aus.

Das Anmeldeformular bezieht sich ausschließlich auf die Erasmus+ Förderung durch die h_da. Anmeldungen zu den Fort-/Weiterbildungmaßnahmen, an denen Sie im Rahmen des Erasmus+ Aufenthaltes teilnehmen möchten, nehmen Sie bitte separat selbst bei der Gasteinrichtung vor, sobald Sie die Zusage für die Förderung durch Erasmus+ erhalten haben.

Bitte füllen Sie das Anmeldeformular bis zu den oben genannten Anmeldefristen aus.
Anmeldeformulare die nach den genannten Fristen eingehen, werden entsprechend Ihres Eingangs und der noch zur Verfügung stehenden Erasmus+ Mittel bewilligt.

Nach Eingang Ihres Anmeldeformulars bearbeiten wir Ihre Anmeldung und prüfen die Förderfähigkeit Ihres Vorhabens. Sie erhalten innerhalb von 6 Wochen nach Anmeldeschluss eine Rückmeldung zu Ihrer Anmeldung.

Bitte reichen Sie den Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise im Ausland inklusive der Verzichtserklärungsowie bei Lehraufenthalten der Einladung der Gasthochschule direkt in der Reisestelle ein. Im Dienstreiseantrag geben Sie unter Punkt „5. voraussichtliche Kosten / Kostenübernahme“ bei "Die Finanzierung erfolt über die Kostenstelle Erasmus+ an. Unter ich stimme der Kostenübernahme zu unterschreibt die Erasmus+ Koordinatorin. Die aktuellste Vorlage für den Dienstreiseantrag finden Sie im IMS.

Mit der Verzichtserklärung verzichten Sie nach § 4 Abs. 6 Hessisches Reisekostengesetz (HRKG) auf die Reisekostenabrechnung nach dem HRKG. Da Sie durch die Beantragung einer Erasmus+ Förderung den Mobilitätzuschuss in Form von Stückkosten erhalten, kann keine Abrechnung nach dem HRKG erfolgen. Bei dieser Fördermethode kann es zu positiven Differenzen zwischen den enstandenen Kosten und den erhaltenen Pauschalen kommen, die Sie selbst versteuern müssen. Weitere Informationen zum Mobilitätzuschuss finden Sie unter Finanzierung.

Sobald Ihr Dienstreiseantrag genehmigt wurde, reichen Sie bitte eine Kopie des genehmigten Dienstreiseantrags sowie die Verzichtserklärung und bei Lehraufenthalten auch die Einladung der Gasthochschule bei uns im International Office ein.

Sollten Sie mit nachhaltigen Verkehrsmitteln reisen, reichen Sie bitte auch die Ehrenwörtliche Erklärung zum grünen Reisen mit Originalunterschrift bei uns im International Office ein. Weitere Informationen zur Sonderförderung für grünes Reisen finden Sie unter Finanzierung.

Das Mobility Agreement, die Mobilitätsvereinbarung, ist verpflichtender Bestandteil einer Erasmus+ Personalmobilität.

Bitte füllen Sie das Mobility Agreement  in Absprache mit Ihrer Gasteinrichtung aus und lassen es von allen Beteiligten unterzeichnen. Das vollständig unterzeichnete Mobility Agreement reichen Sie bitte bei uns im International Office ein.

Grant Agreement

Das Grant Agreement, die Finanzvereinbarung, enthält die Informationen zur Förderdauer, der Höhe des Erasmus+ Mobilitätszuschusses und alle weiteren Vertragsbestandteile. Das Grant Agreement schicken wir Ihnen nach Eingang der oben genannten Unterlagen ausgefüllt zu. Erst mit Einreichung der vollständigen Unterlagen können wir Ihnen eine endgültige Förderzusage aussprechen. Bitte reichen Sie das von Ihnen unterschriebene Grant Agreement anschließend im Original bei uns im International Office ein.

Sobald alle aufgeführten Unterlagen vollständig bei uns im International Office vorliegen und alle Voraussetzungen für die Erasmus+ Personalmobilität erfüllt sind, werden wir die erste Rate des Mobilitätszuschusses vor Ihrer Ausreise auszahlen lassen. Weitere Informationen zu den Auszahlungsmodalitäten finden Sie unter Finanzierung.

Während Ihres Auslandsaufenthaltes

Wir hoffen, dass Sie einen interessanten Auslandsaufenthalt verbringen. Bei einem Aufenthalt an einer unserer Partnerhochschulen nutzen Sie bitte Ihren Aufenthalt, um auch Werbung für einen Aufenthalt an der h_da zu machen, beispielsweise durch eine kurze Präsentation der h_da.

Am Ende Ihres Auslandsaufenthaltes lassen Sie das Formular Confirmation of Stay von Ihrer Gasteinrichtung ausfüllen und unterzeichnen. Damit bestätigt die Gasteinrichtung den Zeitraum, den Sie vor Ort waren.

Nach Ihrem Auslandsaufenthalt

Nach Ihrem Auslandsaufenthalt im Rahmen einer Erasmus+ Personalmobilität müssen Sie die folgenden Unterlagen bei uns im International Office einreichen.

Sobald das Confirmation of Stay vollständig bei uns im International Office vorliegt und der Teilnehmerbericht übermittelt wurde, veranlassen wir die Abschlusszahlung Ihres Mobilitätszuschusses. Weitere Informationen zu den Auszahlungsmodalitäten finden Sie unter Mobilitätszuschuss.

 

Bitte reichen Sie zeitnah nach Ihrem Auslandsaufenthalt, spätestens innerhalb von 30 Tagen nach Ende Ihres Auslandsaufenthaltes, das ausgefüllte und unterschriebene Formular Confirmation of Stay ein, in dem der Zeitraum Ihres Auslandsaufenthaltes von Ihrer Gasteinrichtung bestätigt wird.

2. Teilnehmerbericht

Im Anschluss an Ihren Auslandsaufenthalt erhalten Sie automatisch eine E-Mail über das Beneficiary Module der EU mit einem Link, um den Teilnehmerbericht online auszufüllen und zu übermitteln. Dieser Teilnehmerbericht muss im Rahmen des Erasmus+ Programms verpflichtend ausgefüllt werden. Wir im International Office sehen, dass Sie den Bericht ausgefüllt haben. Sie müssen uns diesen nicht separat zuschicken.

Dokumentvorlagen

  1. Das Anmeldeformular füllen Sie bitte online über unser MoveON-Portal aus.
  2. Die jeweils gültige Vorlage für den Dienstreiseantrag für Auslandsreisen finden Sie im IMS.
  3. Verzichtserklärung
  4. Mobility Agreement
  5. Ehrenwörtliche Erklärung zum grünen Reisen
  6. Confirmation of Stay