Online Learning Agreement

Erasmus+ Austauschstudierende der h_da müssen nun das Learning Agreement online ausfüllen: Online Learning Agreement (OLA) (English version)

Hinweis: Das OLA gilt derzeit nur für Erasmus+ Studienaufenthalte, nicht für Erasmus+ Praktika.

Stellenweise technische Probleme des Portals

Aktuell ist es aufgrund technischer Probleme des Portals learning-agreement.eu nicht immer möglich, OLAs auszufüllen, auszudrucken oder abzuschicken. Dies ist ein globales Problem, d.h. es betrifft alle Hochschulen, die am OLA Prozess teilnehmen, auch Ihre Partnerhochschulen. Da wir nicht wissen, wann das Problem gelöst sein wird, stellen wir Ihnen hier unsere bisherige PDF Vorlage des Learning Agreements zur Verfügung, das Sie alternativ verwenden können, um keine Einreichungsfristen zu verpassen. Bitte ausfüllen, an Ihre Auslandsbeauftragten schicken und danach vollständig unterschrieben an die Partnerhochschule weiterleiten.

Für Kursänderungen des Learning Agreemente verwenden Sie bitte diese PDF-Vorlage. 

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an erasmus@h-da.de.

 

Wie ist der Ablauf?

1. Wir im International Office bereiten Ihr OLA nach Ihrer erfolgreichen Nominierung als Erasmus+ Austauschstudierende/r durch Ihre/n Auslandsbeauftragte/n vor.

2. Sie erhalten eine E-Mail von learning-agreement.eu, dass Sie Ihr OLA digital ausfüllen können.

3. Sobald Sie das OLA ausgefüllt und digital unterschrieben haben, wird das OLA automatisch zur digitalen Unterzeichnung an Ihre/n Auslandsbeauftragte/n gesendet. Hat diese/r unterschrieben, erhält die Partnerhochschule die Aufforderung zur digitalen Unterzeichnung.

4. Wenn alle drei Parteien unterschrieben haben, ist die erste Version Ihres OLAs fertig. Sie werden über jeden einzelnen Signaturvorgang oder über eine Ablehnung automatisch per E-Mail informiert.

5. Um Ihr OLA zu verfolgen und nützliche Informationen über Ihren Erasmus+ Aufenthalt zur Hand zu haben, können Sie sich die Erasmus+ App herunterladen: https://erasmusapp.eu/

Wie fülle ich das OLA aus?

Im OLA-Portal registrieren

1. Wir bereiten Ihr OLA vor und Sie erhalten eine E-Mail von learning-agreement.eu: „Prefilled Online Learning Agreement added“.

2. Um darauf zuzugreifen, klicken Sie auf den Link in der E-Mail und registrieren Sie sich auf der genannten Seite https://www.learning-agreement.eu/ (verwenden Sie am besten Google Chrome; unter dem Internet Explorer funktioniert es nicht)

  • Unter MyAcademicID bitte „Hochschule Darmstadt" eingeben.
  • Anmelden über IT Dienste und Anwendungen h_da: Ihre h_da Adresse vorname.nachname@stud.h-da.de (nicht Ihre Kennung/Ihr Kürzel) eintragen und einloggen.
  • Datenübermittlung zustimmen ("Informationen übertragen").
  • Wenn Sie sich zum ersten Mal einloggen, werden Sie eine Meldung von MyAcademicID sehen: "You tried to access....", hier bitte auf "Proceed to register to MyAcademicID.." klicken.
  • Geben Sie nun Ihren vollständigen Vor- und Nachnamen, Ihre h_da-E-Mail vorname.nachname@stud.h-da.de und wählen Sie einen Benutzernamen (hier nun Ihre h_da-Benutzerkennung, also "stxy..")
  • Sie erhalten eine E-Mail zur Verifizierung (evtl. im Spam-Ordner); bitte bestätigen Sie den Link.
  • Gehen Sie dann wieder auf die Seite learning-agreement.eu: hier erneut einloggen mit Ihrer studentischen h_da E-Mailadresse (nach dem Format s.o.). Wie es weiter geht, lesen Sie unten.

3. Sie müssen zunächst Ihre persönlichen Daten ausfüllen und abspeichern, um das vorausgefüllte OLA zu bearbeiten. Wichtig: Sollten Sie keine Daten sehen, wenden Sie sich an uns. Bitte erstellen Sie nicht selbstständig ein neues OLA.

Schritt 1: My personal information

Vervollständigen Sie nun Ihre persönlichen Daten und speichern Sie diese:

Email: Ihre studentische E-Mailadresse (vorname.nachname@stud.h-da.de)

Nationality: englische Eingabe notwendig, also z.B. Germany etc. (ein Dropdown-Menü öffnet sich beim Tippen)

Faculty of Education: die zu Ihrem Studiengang an der h_da passende "ISCED"-Bezeichnung wählen Liste der ISCED-Codes (geben Sie den Namen aus der rechten Spalte ein; sollte Ihr Studiengang nicht aufgelistet sein, kontaktieren Sie uns bitte erasmus@h-da.de).

Field of Education Comment: Keine Angaben notwendig

Study Cycle: Bachelor (EQF 6); Master (EQF 7)

Abspeichern.

Um Ihr von uns vorbereitetes OLA nun auszufüllen, scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf „edit“ (sollte diese Option nicht sichtbar sein, wenden Sie sich bitte an erasmus@h-da.de).

 

Student

Academic year: ändern in das entsprechende akademische Jahr im Format 20xx/20xx  (in dem der Aufenthalt stattfinden wird), da meist das falsche übernommen wird. Ein akademisches Jahr beginnt immer mit dem Wintersemester und wird nach diesem benannt.

Die Persönliche Daten wurden automatisch übernommen.

 

Schritt 2: Sending Institution

Sending Institution: Hochschule Darmstadt (Adresse und Erasmus Code werden automatisch befüllt)

Faculty/Department: ISCED-Code Ihres Studiengangs an der h_da (siehe oben: Faculty of Education)

 

Sending Responsible Person:

Name: Auslandsbeauftragte/r der h_da, der das OLA in Ihrem Fachbereich genehmigen darf (vorausgefüllt, sofern wir Ihr OLA initiiert haben)

Position:Departmental Coordinator

Der Text unter dem Feld zur „responsible“ person ist unverständlich, er bezieht sich nämlich auf eine frühere Version des OLA-Portals. Bitte folgen Sie daher unserer Anleitung.

Achtung: Klicken Sie nicht auf "Previous", solange nicht alle Felder eines Schrittes ausgefüllt worden sind, denn sonst werden Ihre Eingaben gelöscht.

 

Sending Administrative Contact Person:

Name: Britta Bruder

Position:Outgoing Advisor Erasmus

E-Mail:erasmus@h-da.de

 

Schritt 3: Receiving Institution

Receiving Institution:

Land und Name Ihrer Gasthochschule (in der Regel von uns vorausgefüllt)

Faculty/Department: wurde in der Regel von uns ausgefüllt.

Receiving Responsible Person: Verantwortlicher zur Unterzeichnung an der Gasthochschule; nur diese Person erhält den Link zu Ihrem OLA und darf auch unterschreiben. Klären Sie dies bitte direkt mit Ihrer Gasthochschule ab. Wenn wir in Ihrem OLA einen Platzhalter angegeben haben (z.B. a@a.de), lesen Sie bitte dieses FAQ.

Position und Email: ergänzen

Receiving Administrative Contact Person: Verantwortliche/r in Verwaltung/ International Office der Gasthochschule. Kein Pflichtfeld, klären Sie dies aber mit Ihrer Gasthochschule ab.

 

Schritt 4: Preliminary LA

Planned start / planned end of mobility: prüfen Sie bitte, ob der Zeitraum korrekt ist.

Add Component to Table A:

Listen Sie alle Kurse auf, die Sie an der Gasthochschule besuchen werden. Für jeden Kurs bitte einen eigenen Component Code und entprechende Links hinzufügen unter "Add Component", unter "Remove" können Sie diese wieder löschen).

Zu erbringende Leistungen:

  • Workload 30 ECTS (entspricht 1 Semester) anstreben
  • min. 20 ECTS erfolgreich abschließen
  • Davon min. ca. 2-3 Fachkurse
  • Sprach- oder landeskundliche Kurse dürfen ebenso belegt werden. Diese bitte auch im OLA aufführen. Die Anrechnung dieser Kurse ist als Sprachkurs bzw. SUK möglich.

 

Link to course catalogue: Link zum Kurskatalog der Gasthochschule eintragen (gesamte URL inkl. https//)

Component Code (Kursnummer): Gibt es keine Nummer, tragen Sie bitte "0" ein. 

Number of ECTS: Bitte halbe Credits mit Punkt und nicht mit Komma trennen, also z.B. 3.5 (und nicht 3,5 ECTS). 

Semester: Bitte beachten Sie bei der Auswahl darauf, ob das akademische Jahr an Ihrer Gasthochschule in zwei Semester oder drei Trimester eingeteilt ist.

 

Add Compontent to Table B: Tragen Sie hier die Kurse ein, die Sie sich an der h_da für die im Ausland erbrachten Leistungen anerkennen lassen wollen. Sollten Sie sich keine Kurse anrechnen lassen können oder wollen, tragen Sie dies bitte mit entsprechender Begründung in Table B ein. Die Kurse haben Sie bestenfalls bereits mit Ihrem Auslandsbeauftragten abgeklärt.

Linkto course catalogue: Link zum Kurskatalog der h_da eintragen sowie den Component Code (Kursnummer).

ECTS: Credits, die Sie sich an der h_da für das Auslandssemester anerkennen lassen wollen.

 

Table C - Virtual Components: In der Regel wird hier nichts eingetragen.

Schritt 6: Commitment Preliminary:

Indem Sie die Erklärung digital unterschreiben (bitte nicht nur Initialen verwenden und möglichst das ganze Feld füllen), akzeptieren Sie die Bedingungen. Unterzeichnen Sie erst, wenn Sie sich sicher sind, welche Kurse Sie belegen wollen. Nach Ihrer Unterschrift können Sie das OLA nicht mehr selbstständig ändern.

Sie können sich auch ein PDF des OLA erstellen lassen, ausdrucken müssen Sie es jedoch nicht. Die finale Version stellt das rechtlich bindende Learning Agreement dar. Unter „Revisions“ finden Sie die einzelnen Genehmigungsversionen.

Es ist nicht möglich, Ihr OLA selbstständig zu ändern, nachdem Sie es unterschrieben und abgeschickt haben. Wenn Ihre Gasthochschule oder Ihr/e Auslandsbeauftragte/r Kommentare hinzufügt und das OLA in der ersten Version ablehnt, können Sie es unter „Edit“ bearbeiten (die Kommentare finden Sie unterhalb des Unterschriftenfeldes unter "Commitment"). Hierdurch werden alle bisherigen Unterschriften gelöscht und der Genehmigungsprozess muss wie beschrieben erneut durchlaufen werden. Erstellen Sie bei Änderungswünschen bitte nicht ohne Absprache mit uns ein neues OLA.

Hinweis zu Partnerhochschulen, die noch nicht das Online Learning Agreement verwenden:

Es ist möglich, dass noch nicht alle unserer Partnerhochschulen auf das (papierlose) OLA-System umgestellt haben. Sie erhalten dann eine Fehlermeldung, sobald Sie ein OLA für die entsprechende Gasthochschule ausfüllen möchten. Bitte verwenden Sie in diesem Fall die Papierform des Learning Agreements, das Sie dann per E-Mail an Ihren Auslandsbeauftragten und die Gasthochschule versenden.

Die vollständig unterschriebene PDF-Version des Learning Agreement reichen Sie dann per E-Mail im International Office ein. Dies ist nun das für Sie gültige Learning Agreement.

Sollten Sie nach Beginn des Auslandssemesters feststellen, dass sich Änderungen z. B. bei der Kurswahl ergeben haben, füllen Sie bitte dieses Formular des Learning Agreements aus.

FAQs

Beim ersten Registrierungsvorgang erscheint diese Meldung standardmäßig. Klicken Sie nun auf "Proceed to register..." und gehen Sie weiter vor wie oben beschrieben ("Im Portal registrieren").

Loggen Sie sich bitte aus und verwenden Sie einen anderen Internet-Browser (Firefox oder Chrome). Nun registrieren Sie sich mit Ihrer h_da-Mailadresse (vorname.nachname@stud.h-da.de), nicht mir Ihrer "st..."-Kennung (siehe "Im OLA-Portal registrieren").

Sprechen Sie Ihre Kurswahl in jedem Fall zunächst mit Ihrer/m Auslandsbeauftragten an der h_da ab. Sind Sie trotzdem noch unsicher bei der Kurswahl, unterschreiben Sie das OLA bitte noch nicht, sondern warten Sie, bis Sie sich sicher sind. Sie können die Angaben danach nicht mehr selbstständig korrigieren. Bitte erstellen Sie kein neues OLA, klären Sie dies zuerst mit  erasmus@h-da.de ab.

Den Stand des Genehmigungsprozesses bzw. der Unterschriften können Sie in der "History" unter  "My Learning Agreement" sehen. Unterhalb des Unterschriftfeldes finden Sie außerdem Kommentare Ihrer/s Auslandsbeauftragten oder Ihrer Gasthochschule, sollte das OLA abgelehnt worden sein.

Was mache ich bei Änderungswünschen nach Beginn meiner Mobilität? (alle Parteien haben unterschrieben)

Um Ihr OLA zu bearbeiten, müssen alle Parteien bereits unterschrieben haben. Klicken Sie dann unter "My Learning Agreement" auf "Apply Changes" und folgen Sie dieser Anleitung (auf Englisch). Erstellen Sie bitte auf keinen Fall ein neues OLA.

Ich habe mein OLA aus Versehen bereits unterschrieben, möchte aber Änderungen bei den Kursen vornehmen. Was nun?

Stellen Sie nach Ihrer Unterschrift fest, dass Sie doch noch Änderungen vornehmen müssen, kontaktieren Sie bitte erasmus@h-da.de. Wir müssen Ihr OLA löschen und es erneut initiieren. Sie müssen dann erneut Ihre Daten eintragen und unterschreiben. 

Bitte fragen Sie in beiden Fällen nach der unterschriftsberechtigten Person an Ihrer Gasthochschule. Meist sind dies wie bei uns Auslandsbeauftragte/ Departmental Coordinators in den Fachbereichen; das International Office der jeweiligen Hochschule kann Ihnen sicher Auskunft geben. Ersetzen Sie die Platzhalterangaben mit diesen Infos, achten Sie bitte darauf, dass alle Email-Adressen komplett kleingeschrieben werden, da das System diese sonst nicht erkennen kann.